Doanh nghiệp cần tạo ra không khí tin cậy, thân thiện, thái độ vui vẻ, dễ chịu. Không nên có thái độ đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những câu nói hách dịch hay đưa ra những yêu cầu, đòi hỏi.

Nên tỏ thái độ chân thành, cởi mở, tôn trọng đối tác. Trong quá trình đàm phán, doanh nghiệp nên nói đủ nghe, rõ ràng, ngắn gọn, trách nói quá nhỏ, dài dòng làm đối tác khó tập trung. Hơn nữa, nên nhìn vào mắt đối tác để thể hiện sự tự tin và tin cậy.

Trước khi bước vào đàm phán, doanh nghiệp phải nắm vững nội dung cần đàm phán, nắm chắc mục tiêu cuối cùng cần đạt được. Tùy tình hình cụ thể, doanh nghiệp phải linh hoạt chia tách mục tiêu cuối cùng thành những mục tiêu nhỏ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải nắm vững giới hạn của đàm phán, luôn nắm chắc đâu là điểm thấp nhất mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được và đâu là điểm không thể thỏa hiệp.

Doanh nghiệp luôn có thái độ kiên trì, lắng nghe đối tác, hạn chế không được ngắt lời để hiểu rõ ý kiến của đối tác. Khi nghe đối tác trình bày, cần phân biệt tâm trạng, thái độ của họ, xem đối tác có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, ức chế hay bực bội không. Cần tập trung lắng nghe và tránh để đối tác đàm phán lôi kéo sang mục đích khác.

Không nên thể hiện quan điểm "xung đột" với đối tác. Trường hợp muốn thể hiện quan điểm khác, doanh nghiệp nên sử dụng ngôn ngữ mềm dẻo. Khi đàm phán căng thắng một vấn đề nào đó, doanh nghiệp nên chuyển hướng sang vấn đề khác, có thể là điểm mạnh của đối tác, sau khi không khí dịu lại thì vấn đề đàm phán lại được quay lại.

Sau mỗi nội dung đàm phán, doanh nghiệp nên tóm tắt để khẳng định kết quả đàm phán và giúp đối tác không xa rời mục tiêu đàm phán.

Doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến quyền lợi của mình mà nên quan tâm cả đến lợi ích của đối tác. Kết quả đàm phán nên để cả hai bên cùng có lợi.

Bên cạnh nghệ thuật đàm phán mềm dẻo, linh hoạt, doanh nghiệp cũng cần nắm chắc hệ thống pháp luật chi phối, thể hiện trong hợp đồng thương mại.

Đối với điều khoản tên hàng: Thường gắn với mục tiêu của hợp đồng và là nội dung không thể thiếu được trong tất cả các hợp đồng thương mại. Tên hàng cần dược xác định một cách rõ rạng, có thể theo cách thức: tên + xuất xứ; tên + nhà sản xuất; tên+ phụ lục hoặc Catologue; tên thương mại; tên khoa học; tên kèm theo công dụng và đặc điểm; tên theo nhãn hàng hóa hoặc bao bì đóng gói.

Điều khoản số lượng: cần làm rõ đơn vị tính, tổng số lượng hoặc phương pháp xác định số lượng. Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thì cần phải xác định cụ thể số lượng và đơn vị đo lường bởi hệ thống đo lường của các nước có sự khác biệt và cần phải qui định tỷ lệ dung sai.

Điều khoản chất lượng: Chất lượng hàng hóa được thể hiện thông qua các chỉ tiêu kx thuật và những đặc trưng của chúng. Nói chung các bên càng đàm phán cụ thể, càng chi tiết càng tốt. Ví dụ như hợp đồng mua bán gạo, điều khoản chất lượng cần qui định rõ: Gạo trắng Việt Nam, vụ mùa năm..., gạo có x% tấm, y% tạp chất..., trong đó cần quy định rõ tạp chất là gì, tạp chất là như thế nào.

 Điều khoản giá cả: Cần ghi rõ đơn giá, tổng giá trị của hợp đồng và tiền thanh toán. Về đơn giá có thể xác định giá cố định(thường áp dụng với hợp đồng mua bán loại hàng hóa có tính ổn định cao về giá và thời hạn giao hàng ngắn) hoặc giá di động(thường được áp dụng với những hợp đồng mua bán loại hàng giá dễ biến động và được thực hiện trong thời gian dài). Đối với điều khoản này, doanh nghiệp cần chú ý đến cả nội dung điều chỉnh giá, theo giá thị trường hoặc theo sự thay đổi của các yếu tố tác động đến giá sản phẩm và được xác định cụ thể trong hợp đồng.

Điều khoản địa điểm và thời hạn giao hàng: Cần làm rõ giao hàng ở đâu? Ai thuê tàu? Ại mua bảo hiểm?...ngay trong hợp đồng hoặc dẫn chiếu các điều kiện thương mại quốc tế (FOB, CIF, Incoterms 2000...). Thời hạn giao hàng có thể xác định là một ngày cụ thể  hay một khoảng thời gian, nhưng hậu quả pháp lý của chúng hoàn toàn khác nhau, do vậy doanh nghiệp cần tính toán, thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng.

Điều khoản hình thức của hợp đồng: Hợp đồng có thể được ký kết bằng văn bản hoặc dưới các hình thức "có giá trị pháp lý tương đương" (Điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu).

Điều khoản hiệu lực của hợp đồng: Nên xác định thời điểm cụ thể hợp đồng có hiệu lực. Ngoài ra cần thận trọng, rà soát kỹ các điều kiện mà bên đối tác đưa ra nhằm tác động đến hiệu lực của hợp đồng. Doanh nghiệp nên hạn chế bỏ ra các chi phí trước khi hợp đồng có hiệu lực.

Điều khoản ngôn ngữ: Nếu hợp đồng được soạn thảo bằng một thứ tiếng (Anh), doanh nghiệp nên tham khảo chuyên gia có kinh nghiệm. Trường hợp hai bên thỏa thuận soạn thảo hợp đồng thành hai hay nhiều ngôn ngữ, thì phải ghi rõ bản tiếng nước nào được dùng làm căn cứ khi có tranh chấp nảy sinh.

Điều khoản luật áp dụng: Doanh nghiệp cần nắm vững hoặc nhờ chuyên gia pháp lý tư vấn về hệ thống pháp luật có lợi cho mình. Việc chọn pháp luật quốc gia nào phụ thuộc vào vị trí doanh nghiệp là bên mua hay bên bán, người đặt hàng hay người cung cấp dịch vụ. Ví dụ như khi doanh nghiệp là người bán thì hệ thống pháp luật nên chọn là Luật của Đức, khi là người mua nên chọ Luật của Pháp, nếu với vài trò vừa là người bán và người mua thì nên chọn Công ước Viên 1980.

Điều khoản bất khả kháng: Các bên cần quy định rõ những trường hợp nào được coi là bất khả kháng (trong đó "đình công" có được coi là trường hợp bất khả kháng không) vì trên thực tế nếu không thỏa thuận rõ về điều khoản này thì rất dễ bị bên vi phạm lợi dụng trường hợp bất khả kháng để thoái thác trách nhiệm, dẫn đến thiệt hịa cho bên bị vi phạm.

Tóm lại, đàm phán, ký kết hợp đồng là vấn đề hết sưc quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi sự mềm dẻo, nhạy bén bên cạnh việc nắm vững các quy định pháp luật. Vận dụng một số nguyên lý cơ bản về đàm phán và ký kết hợp đồng là tiền đề giúp doanh nghiệp thành công trên thương trường.